Per potersi districare al meglio nel complesso mondo della fattura Arkosoft ha sviluppato Softshop, un programma studiato appositamente per fornire supporto nella fatturazione e gestire in maniera efficace, semplice e innovativa il magazzino.
E’ un software di facile utilizzo anche per chi non è esperto di programmi di questo tipo. Grazie all’utilizzo di icone chiare e di grandi dimensioni, si può con un semplice click raggiungere ogni funzionalità prevista dal programma. Softshop è un software sviluppato appositamente per qualsiasi tipo di attività. Sia per le piccole aziende sia per quelle grandi.
Personalizzare softshop
Si può anche configurare l’interfaccia destinata al cliente come meglio aggrada, e questo è reso possibile grazie ad un pannello di controllo appositamente creato, che faciliterà, quindi, la personalizzazione del Softshop. Nella medesima maniera si può anche gestire i fornitori.
Fatturare con Softshop non sarà più un problema, il programma infatti permette di emettere e conservare le fatture di vendita. Tutto ciò inserendo i dati in una finestra facile intuitiva. Selezionando direttamente i prodotti dal magazzino o aggiungendo prodotti nuovi. Arkosoft ha creato anche una guida completa del programma. Qui è compresa anche una spiegazione di tutte le funzionalità inerenti il Modulo Fatture. Nel caso se ne voglia sapere di più basta scorrere il sito www.gestionemagazzino.info, da cui è possibile anche scaricare una versione gratuita del programma per poter provare con mano l’efficienza di Softshop.
Ma cosa significa fatturare e quali sono le caratteristiche di una fattura?
Fatturare significa, da un punto di vista tecnico, annotare in una fattura un conto, una spesa o un compenso. Pertanto la fattura è un documento redatto da un venditore. Con il quale egli comprova per la Legge civile l’esecuzione del contratto di compra – vendita e quindi il suo diritto a riscuotere. Come il dovere del compratore a pagare il relativo prezzo e, per le legge fiscale, documenta l’operazione di compra – vendita nel commercio interno ai fini del pagamento dell’IVA. La fattura attesta, inoltre, tutte le condizioni del contratto nei suoi elementi essenziali e accessori.
Che cosa è una fattura
Il documento fiscale obbligatorio che viene compilato dal venditore si chiama fattura. Questo fa si possessori di Partita Iva sono obbligati ad emettere la fattura nel momento nel quale o prestano un servizio o vendono un bene. Ovviamente sono previste delle esenzioni. Se il cliente non ne fa esplicita richiesta nel momento nel quale si sta effettuando l’operazione, il venditore è esentato dalla obbligatorietà di emissione di fattura in questi casi:
- quelli che offrono servizi nell’abitazione dei clienti oppure in forma ambulante;
- transito sulle autostrade;
- autotrasporti di persone;
- fornitura al pubblico di bevande e alimenti;
- prestazioni alberghiere;
- commercianti al dettaglio;
- agricoltori per beni che sono prodotti in proprio.
È da rammentare che, tuttavia, non sono esentati dall’obbligo di rilasciare altri documenti al cliente che siano necessari per il controllo fiscale come lo scontrino fiscale e la ricevuta fiscale.
Come è composta una fattura
E’ opportuno ricordare che la fattura deve essere obbligatoriamente emessa in due esemplari. Il primo, l’originale, deve essere consegnato oppure spedito al cliente, il secondo, la copia, deve essere conservata per almeno dieci anni da chi l’ha emessa.
Nella fattura si ritrovano i seguenti dati:
- la data della emissione della fattura con relativo attribuito numero progressivo che deve all’inizio di ogni anno ripartire da uno;
- quindi devono essere inseriti i dati che identificano chi emette la fattura, cioè la ragione sociale, nel caso sia una società, oppure il nome, l’iscrizione al Registro delle imprese, il codice fiscale e la Partita iva, l’indirizzo;
- necessità inserire i dati che possono identificare il compratore, cioè la ragione sociale, nel caso sia una società, oppure il nome e l’indirizzo;
- va indicato il tipo di pagamento concordato;
- nel caso in cui sia una fattura differita si devono inserire gli estremi del DDT, cioè dei documenti di trasporto;
- deve essere inserita la quantità, la qualità e la natura dei beni che vengono ceduti;
- deve essere indicato il prezzo unitario e il prezzo complessivo dei beni;
- devono essere annotati gli eventuali sconti applicati;
- si deve indicare l’aliquota e l’ammontare dell’IVA.
Il totale della fattura rappresenta l’importo che è a debito del compratore.
La registrazione delle fatture
Quando si emette una fattura questa deve essere annotata nel registro delle fatture emesse. Se si tratta di fatture immediate devono essere registrate entro quindici giorni dalla loro data di emissione, mentre se si tratta di fatture differite entro la scadenza di emanazione della fattura stessa.
Si deve ricordare che per quanto concerne il calcolo dell’IVA a debito si fa riferimento al mese di spedizione o consegna della merce e non alla data di registrazione della fattura differita. Le fatture devono essere registrate in ordine cronologico,
specificando i seguenti elementi:
- la data di emissione;
- il numero progressivo di emissione;
- l’indicazione del cliente, cioè il suo nominativo o la ragione sociale;
- l’imponibile distinto per aliquota;
- l’IVA distinta per aliquota.
Se invece si stessero effettuando operazioni che risultano essere o esenti o non imponibili, come per esempio le esportazioni e le fatture all’interno della Ue, si deve indicare il titolo di inapplicabilità e l’attinente articolo di legge al posto dell’IVA
Quali sono i vari tipi di fatture, “guida” all’uso
Vi sono varie tipologie di fatture e ognuna di esse ha una propria specifica funzione. La FATTURA IMMEDIATA deve essere emessa nello stesso giorno nel quale si è effettuata una prestazione di servizio o una vendita. Può essere sia consegnata sia spedita.
Questa fattura non ha valore accompagnatorio ragione per la quale i beni che sono stati venduti possono viaggiare senza la necessità di avere alcun documento. Nel caso nel quale, invece, i beni che sono oggetto della vendita vengono ad essere accompagnati dal DDT, il documento di trasporto, si ha una FATTURAZIONE DIFFERITA. Questo tipo di fatturazione deve però essere emessa entro i quindici giorni seguenti a quello della reale consegna della merce.
Una guida pratica
L’azienda ha facoltà di poter emettere questo tipo di fattura in maniera riepilogativa. Il che significa che può, volendolo fare, mettere in un solo documento tutto ciò che è stato venduto allo stesso cliente durante il corso del mese, con l’informazione degli estremi del DDT. La FATTURA ACCOMPAGNATORIA invece raggruppa in un medesimo documento le indicazioni sul trasporto dei beni che sono stati venduti e gli elementi della fattura.
Accompagna i beni durante il viaggio come il DDT. Esiste anche la nota di addebito e quella di accredito. Quando il venditore ha il bisogno di perfezionare gli importi che sono stati esposti in una fattura che è stata emessa precedentemente, come per esempio un costo inferiore a quello stabilito con il compratore, allora viene emessa una NOTA DI ADDEBITO.
Invece se il venditore si trova nella necessità di dover stornare parzialmente o totalmente importi che erano stati fatturati precedentemente al cliente, come, ad esempio, per errore su prezzi che erano stati messi in fattura o in caso di merce resa, allora viene emessa una NOTA DI ACCREDITO.
Proforma invoice
La PROFORMA INVOICE, la fattura pro – forma, è necessaria invece per gli invii a Paesi al di fuori della Ue per materiali e merci che non sono destinati alla vendita. Non ha alcun valore ai fini fiscali, è una specie di anticipazione di fattura, che generalmente viene utilizzata per poter avere delle aperture di credito da parte di istituti bancari. Per quanto riguarda invece gli studi professionali e i liberi professionisti si utilizza l’avviso di parcella e la parcella.
L’AVVISO DI PARCELLA non ha alcun valore fiscale, ma è esclusivamente un modo per informare il cliente circa la entità del compenso che dovrà pagare. La PARCELLA è invece una vera e propria fattura nella quale sono annotate le competenze spettanti e viene emessa esclusivamente quando il cliente ha provveduto a saldare il corrispettivo. E’ da rammentare in ultima analisi che se la fattura viene ad essere emessa successivamente alla data nella quale si consegna la merce la normativa fiscale prevede che sia preceduta dalla emissione del DDT, cioè del documento di trasporto.
